Après un décès en EMS, la famille doit parfois décider en quelques heures qui prend les effets personnels, alors que le contrat, les factures et la succession restent difficiles à lire. Il n’existe pas un délai identique pour tous les établissements et tous les cantons. Le contrat d’hébergement, les règles cantonales et les prestations réellement fournies déterminent les étapes. La méthode la plus sûre consiste à séparer le respect du deuil, la libération de la chambre, l’inventaire et le décompte financier, puis à faire confirmer chaque échéance par écrit.
Demander la procédure dès l’annonce du décès
Identifiez un interlocuteur administratif et un interlocuteur pour les soins ou les effets personnels. Demandez la date et l’heure retenues pour la fin des prestations, le délai proposé pour vider la chambre, les règles d’accès et les documents attendus. Une information orale transmise au premier proche présent peut ne pas atteindre les héritiers ou l’exécuteur testamentaire.
Faites envoyer une note courte à la personne qui coordonne la succession. Elle devrait distinguer les démarches funéraires, qui suivent leurs propres choix, des démarches de l’EMS. Si une chambre doit être libérée rapidement, négociez un rendez-vous réaliste et demandez ce qui arrive aux objets non retirés à temps.
Relire la clause de fin du contrat
Le contrat ou ses annexes devraient préciser quand la relation d’hébergement se termine après le décès, quelles prestations peuvent encore être facturées et comment le dépôt est restitué. Une facturation résiduelle n’est pas automatiquement abusive, mais elle doit avoir une base et correspondre aux règles applicables. Vérifiez aussi les dispositions particulières au canton.
Le guide sur les signataires et responsables du contrat EMS permet de retrouver qui doit recevoir le décompte. La personne qui était contact de référence n’est pas nécessairement débitrice à titre personnel. Ne signez pas une reconnaissance de dette simplement pour obtenir les effets personnels.
Faire un inventaire avant de vider la chambre
Venez à deux si possible et utilisez l’inventaire établi à l’entrée. Photographiez l’état général et listez meubles, bijoux, espèces, appareils, vêtements, documents et moyens auxiliaires. Demandez quels objets appartiennent à l’EMS, ont été loués, ou doivent être rendus à un fournisseur. Les lunettes, appareils auditifs et téléphones peuvent être petits mais coûteux.
Si plusieurs héritiers ne sont pas d’accord, ne distribuez pas immédiatement les biens. Emballez, étiquetez et conservez-les dans un lieu décidé par la personne habilitée. Notez qui emporte chaque lot. L’EMS peut organiser l’accès, mais ne tranche pas la propriété successorale entre proches.
Exiger un décompte final compréhensible
Le document devrait séparer journées d’hébergement, soins, prestations supplémentaires, médicaments, avoirs, avances et dépôt. Vérifiez la période, les absences déjà décomptées et les prestations commandées mais non fournies. Comparez avec la dernière facture ordinaire et demandez la justification d’une nouvelle ligne plutôt que de contester uniquement le total.
Le dossier sur les composantes du prix et leur vérification aide à relire les catégories. Après le décès, les remboursements d’assurances ou de prestations sociales peuvent arriver plus tard. Tenez un tableau des montants payés, attendus et corrigés pour éviter un double règlement.
Séparer dépôt, factures et succession
Demandez le solde du dépôt, la date prévue de remboursement et les retenues détaillées. Une retenue pour facture ouverte doit pouvoir être rapprochée d’un décompte. Ne supposez pas que le dépôt revient au proche qui l’avait versé sans examiner contrat, preuve du paiement et règles de la succession.
Adressez les créances et avoirs à la succession ou à son représentant selon la situation. Si l’héritage est incertain ou grevé de dettes, renseignez-vous avant d’accomplir des actes qui pourraient avoir des conséquences sur son acceptation. L’EMS n’est qu’un créancier ou débiteur possible parmi d’autres.
Clore les accès et conserver les preuves
Rendez badges, clés et matériel. Demandez la fermeture des comptes personnels internes, du téléphone et des services récurrents. Indiquez une adresse valable pour le dernier courrier sans donner un accès général aux données médicales. Le dossier de soins est conservé selon les règles applicables et son accès après décès suit une procédure distincte.
Archivez contrat, inventaires, factures, preuves de paiement, correspondance et certificat utile dans un même dossier. Le centre des guides romands sur l’hébergement permet de retrouver les explications sur contrats et financement. Une feuille de clôture avec responsable, échéance et preuve réduit les relances pendant le deuil.
Utiliser une liste de clôture datée
Créez cinq rubriques : chambre, biens, contrat, argent et documents. Inscrivez pour chaque action la personne responsable et la preuve attendue. Par exemple, « clés rendues » avec reçu, « appareil loué » avec bon de retour, « dépôt » avec date annoncée et « facture finale » avec période couverte. Cette liste évite que plusieurs proches appellent séparément.
Scannez les pièces avant de remettre les originaux et conservez les enveloppes lorsque la date d’envoi compte. Si une ligne de facture est contestée, payez ou suspendez selon les conseils reçus et les voies applicables; ne déduisez pas arbitrairement une somme d’une autre créance. Formulez une question précise et joignez le document qui montre l’écart.
Fermez le dossier seulement lorsque les objets sont attribués, les retours confirmés, les avoirs reçus et les dernières prestations sociales annoncées. Notez les éléments encore susceptibles d’une correction ultérieure. La clôture administrative peut prendre plus longtemps que la libération de la chambre, sans que la famille doive rester sans calendrier.
L’EMS peut-il facturer après le jour du décès ?
Cela dépend du contrat, des règles cantonales et de la nature des prestations. Demandez la base, les dates et le détail. La famille peut vérifier une facturation sans présumer qu’elle est toujours permise ou toujours interdite.
Qui a le droit de reprendre les objets personnels ?
L’EMS doit s’assurer de remettre les biens à une personne habilitée, mais les droits successoraux ne se déduisent pas du rôle de proche de contact. En cas de doute ou de conflit, demandez quels documents sont nécessaires avant le retrait.
Le dépôt doit-il être rendu immédiatement ?
Pas nécessairement le jour même. Le décompte final peut devoir être établi, mais le délai et les retenues doivent être expliqués. Demandez une date, le calcul et la voie pour signaler une erreur ou une somme manquante.
Délai de libération, fin du contrat, facture finale, accès aux biens et décisions successorales doivent être confirmés par l’EMS, les règles cantonales et les autorités ou professionnels compétents.