Le dossier électronique du patient permet de consulter et partager des informations de santé pertinentes pour le traitement. Les EMS facturant à l’assurance obligatoire doivent aujourd’hui être raccordés, mais l’ouverture d’un DEP reste facultative pour la personne. Un EMS raccordé ne voit pas automatiquement tout, et le DEP n’est pas la copie intégrale du dossier de soins interne.
À l’entrée, il faut décider quels documents sont utiles et qui peut gérer les autorisations si la personne a besoin d’aide. Pour préparer le suivi médical, le guide sur le médecin traitant après l’entrée en EMS complète cette démarche. Le droit actuel du DEP doit être distingué du futur dossier électronique de santé.
Distinguer le DEP du dossier de soins de l’EMS
Le DEP rassemble des informations pertinentes mises à disposition par les acteurs et par la personne: rapports, résultats, plan de médication ou directives. L’EMS conserve parallèlement son dossier nécessaire à la prise en charge quotidienne, avec observations, transmissions et actes. Les deux systèmes ont des fonctions différentes.
Ne concluez pas qu’un document absent du DEP n’existe pas, ni qu’un document présent a été lu par chaque soignant. Demandez à l’EMS où se trouve l’information opérationnelle urgente et comment un nouveau rapport est intégré dans son propre processus.
Savoir qui ouvre le dossier et qui se raccorde
L’ouverture est volontaire pour le patient et peut être révoquée. L’EMS, en tant qu’établissement stationnaire facturant à l’AOS, a aujourd’hui une obligation de raccordement. Ce raccordement institutionnel n’ouvre pas de force un dossier personnel à chaque résident.
Si la personne souhaite un DEP, choisissez une communauté de référence certifiée et vérifiez l’identité électronique requise. Si elle n’en veut pas, l’EMS doit tout de même assurer la continuité des soins par ses voies habituelles. Aucune famille ne devrait ouvrir un dossier au nom du résident sans autorisation valable.
Régler les droits d’accès avec précision
Le titulaire décide quels professionnels peuvent accéder aux informations et selon quelles modalités. Préparez une liste des personnes ou groupes utiles, puis vérifiez la durée et le niveau d’accès. N’accordez pas un droit large à toute une organisation par simple réflexe si une option plus ciblée répond au besoin.
En cas d’urgence, des mécanismes particuliers peuvent permettre l’accès selon les règles du système; ils laissent une trace. Demandez à la communauté comment consulter le journal des accès, modifier une autorisation et réagir devant un accès incompris.
Organiser représentation et capacité de discernement
Si le résident ne peut pas gérer seul le DEP, vérifiez qui peut le représenter et sur quel document. Une personne de contact dans l’EMS n’est pas automatiquement représentante pour les données. Procuration, mandat, curatelle ou représentation légale doivent être examinés dans leur périmètre.
Lorsque la personne peut décider avec soutien, accompagnez-la plutôt que de la remplacer. Choisissez un moment favorable, expliquez les conséquences et consignez son choix. Le respect de l’autonomie numérique fait partie du respect des décisions de soins.
Choisir les documents réellement utiles
Priorisez rapport de sortie, médication actuelle, allergies, directives, résultats indispensables et coordonnées des spécialistes. Évitez de déposer des doublons non datés qui rendent difficile l’identification de la version valide. Après chaque hospitalisation, demandez quel document doit être ajouté et par qui.
Le guide sur la révision des médicaments en EMS montre pourquoi un plan actuel est essentiel. Le DEP facilite le partage, mais ne décide pas quelle prescription prévaut; cette validation reste une tâche clinique et organisationnelle.
Ne pas appliquer dès maintenant les règles du futur DES
Le Conseil fédéral a transmis en novembre 2025 un projet de nouvelle loi pour remplacer à terme le DEP par le dossier électronique de santé. En août 2026, cette loi n’est pas encore entrée en vigueur. L’ouverture automatique avec possibilité d’opposition et les nouvelles obligations annoncées ne s’appliquent donc pas encore.
Continuez à utiliser le DEP actuel selon ses règles. Les guides de santé et d’hébergement romands peuvent aider à préparer l’entrée, mais une communication future ne remplace pas le droit en vigueur. Vérifiez les étapes de transition auprès des autorités lorsqu’une date sera fixée.
Lors de l’admission, organisez une vérification à deux niveaux. D’abord, l’équipe doit disposer immédiatement des informations de sécurité dans son dossier interne: allergies, traitement, directives et contacts. Ensuite, vérifiez que les documents pertinents sont accessibles dans le DEP aux professionnels autorisés. Ne retardez pas une prise en charge parce qu’une identité électronique ou un accès technique n’est pas encore prêt.
Demandez à la personne comment elle souhaite recevoir les notifications et qui l’aide à utiliser le portail. Une adresse électronique familiale partagée peut exposer des informations. Préférez un dispositif personnel, avec récupération de compte et authentification documentées. Si un proche cesse d’aider, retirez ou modifiez son rôle. La sécurité dépend aussi de la gestion quotidienne des appareils et mots de passe.
Tous les six mois, faites un ménage documentaire: repérez doublons, plans de médication obsolètes et rapports sans date claire. N’effacez pas un document médical sur la seule initiative de la famille; demandez comment le signaler ou ajouter une version correcte. Consultez aussi le journal des accès selon les possibilités du système. Une vérification périodique rend le DEP utile sans transformer chaque connexion normale en soupçon.
Prévoyez aussi la continuité lors d’un changement d’EMS ou de communauté. Avant le départ, vérifiez que le nouvel établissement est identifié, que les autorisations utiles seront ajustées et que les documents récents se trouvent dans le DEP et le dossier de transfert. Retirez les accès qui ne sont plus nécessaires après confirmation de la reprise. Ne supprimez pas précipitamment l’ancien accès si une facture ou un rapport de sortie est encore attendu; fixez plutôt une date de révision.
L’EMS peut-il lire tout le DEP du résident ?
Non automatiquement. Le titulaire gère les autorisations selon les règles du DEP, avec des modalités spécifiques en urgence. Demandez à la communauté comment attribuer et contrôler les accès.
Le DEP remplace-t-il le dossier de soins de l’EMS ?
Non. Il sert au partage d’informations pertinentes, tandis que l’EMS tient son dossier interne pour la prise en charge. Vérifiez que les données urgentes sont présentes dans le système opérationnel.
Le futur DES est-il déjà obligatoire pour chaque résident ?
Non. En août 2026, la nouvelle loi n’est pas entrée en vigueur. Le DEP actuel reste applicable et son ouverture demeure facultative pour le patient.
Accès et représentation dépendent du DEP et de la situation juridique individuelle; faites confirmer les réglages actuels par la communauté de référence et l’EMS.